W wielu urzędach opracowuje się liczne regulaminy mające kształtować stosunki między pracownikami. Mamy w nich regulacje dotyczące podziału zadań (to regulamin organizacyjny), mamy regulacje dotyczące kwestii pracowniczych (regulamin pracy i regulamin BHP). Mamy też często regulamin stroju i sposobów zachowań. Mamy procedury np. związane z posiadaniem certyfikatu ISO. Mamy wiele, wiele różnych zarządzeń i komunikatów. Dlaczego więc wciąż spotykamy się w urzędach ze stwierdzeniami: „to do mnie nie należy”, „to nie w moich kompetencjach”, „dlaczego mam to robić?”.

Często w regulaminach znajdują się zapisy, które można różnie interpretować. Skąd się to bierze? Aby opracować naprawdę dobry regulamin organizacyjny trzeba zasięgać opinii szefów poszczególnych wydziałów. A oni, często dają takie wskazówki, według których opracowany regulamin będą mogli wykorzystywać w celu „odepchnięcia” od siebie pracy.

Jak już taki ułomny regulamin zaczyna obowiązywać, te osoby z zaskoczenia odpychają polecenia, nie do końca tłumacząc się zapisami regulaminu. Na początku najczęściej powołują się na nadmiar pracy. Wtedy szef powierza to zadanie „chwilowo mniej zajętym”. Oczywiście po jakimś czasie sprawa jest nie do odkręcenia. Następuje kontynuacja tzn, „jak raz coś na siebie weźmiesz” to już tego nie oderwiesz. Nawet jak ilość przydzielanej twojemu zespołowi pracy zaczyna przekraczać wszelkie granice przyzwoitości….”nie odkleisz”.

Zaczyna się gra pomiędzy kierownikami referatów. Jeden udawadnia drugiemu, że zadania nie jemu powinny być przypisane. Jeden zespół pracuje w godzinach nadliczbowych, ma zwiększoną odpowiedzialność, nie ma czasu na zapoznawanie się z regulacjami prawnymi. Nie ma czasu na konsultacje. Pracownicy zaczynają szeptać, denerwować się. Widzą jak pracownicy sąsiedniego referatu powoli, dokładnie, spokojnie pracują, a przede wszystkim wychodzą po ośmiu godzinach do domów. Ci „dociążeni” wyczerpują limity godzin nadliczbowych. Praktycznie nie mają życia rodzinnego. Reszta urzędu zaczyna ich nazywać nieudolnymi (bo się dali wkręcić). Szef takiego referatu nieustannie prosi przełożonego wyższego stopnia o zastanowienie się. Prosi o zmiany. Prosi o to aby uwzględnić ryzyko jakie wiąże się z taką sytuacją (zwiększone prawdopodobieństwo popełnienia błędu przez urzędnika) również dla tego przełożonego.

I tu docieramy do sedna sprawy. Naczelnik wydziału nadzorujący pracę obydwu referatów nie reaguje bo tak mu wygodnie. Skoro robią…niech robią. Jak zaczynają się buntować to się ich postraszy upomnieniem albo zwolnieniem z pracy. Jak i to przestaje działać, zaczyna skłócać ze sobą pracowników. Wybiera z grupy tych „niedociążonych” kilka osób i je awansuje. Normalnym jest że ci zapracowani mają żal. Część zaczyna szukać nowej pracy, a część chce przejść do grupy tych mniej obciążonych.

Można jeszcze inaczej. Tym nieprzeciążonym można fundować szkolenia podnoszące kwalifikacje. Tym zapracowanym nie, bo kto będzie pracował? Rola szefa takiego zapracowanego referatu jest nie do pozazdroszczenia. Brak cwaniactwa. Chęć rzetelnego wykonywania zadań i realizowania wszelkich wizji, misji itp. Mści się na podległych pracownikach.

Jak przeciwdziałać takim zjawiskom?

To rola szefa Urzędu. Sprawny i dobrze przygotowany merytorycznie sekretarz urzędu musi błyskawicznie reagować na takie sytuacje. Gorzej gdy tego typu zjawiska powstają w Urzędzie na skutek wytworzonych układów towarzyskich czy politycznych.

Tolerowanie w dłuższym okresie czasu sytuacji opisanej powyżej niewątpliwie doprowadzi do paraliżu w Urzędzie. Zacznie szwankować terminowość i jakość wykonywanych zadań. Stąd już krótka droga do interwencji organów kontroli zewnętrznej.

Warto zainwestować w profesjonalną kadrę urzędniczą, a przede wszystkim warto powierzyć  stanowiska kierownicze osobom o wysokich kwalifikacjach (w tym kwalifikacjach moralnych).